Hướng dẫn này dành cho seller Self-Fulfill. Sau khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, nhập mã tracking vào BettaMax để cập nhật trạng thái đơn và thông báo tự động cho khách hàng. Thực hiện trong khoảng 5 phút cho từng đơn, hoặc vài phút cho import hàng loạt.
Lưu ý: Tính năng cập nhật tracking thủ công chỉ áp dụng cho seller Self-Fulfill. Nếu bạn dùng Join Fulfill, BettaMax tự động cập nhật tracking sau khi xử lý đơn, bạn không cần thực hiện các bước dưới đây.
Cập nhật tracking cho từng đơn hàng #
Dùng cách này khi cần cập nhật tracking cho một đơn hàng cụ thể.
- Từ sidebar, chọn Order > All Orders.
- Lọc đơn theo trạng thái Processing để tìm đơn chưa có tracking.
- Nhấn biểu tượng mắt để mở chi tiết đơn hàng.
- Tìm mục Fulfillment hoặc Shipping, nhấn Add Tracking.
- Điền thông tin vào form:
- Carrier: Chọn đơn vị vận chuyển (DHL, FedEx, USPS, UPS, hoặc Other).
- Tracking Number: Nhập mã vận đơn từ carrier.
- Nhấn Save để lưu.
- Đơn tự động chuyển sang trạng thái Fulfilled và hệ thống gửi email thông báo cho khách.
Mẹo: Cập nhật tracking trong vòng 24 giờ sau khi giao hàng cho carrier. Khách hàng thường hỏi về đơn hàng sau 2-3 ngày nếu chưa nhận được email xác nhận.
Cập nhật tracking hàng loạt (Bulk Import) #
Dùng cách này khi có nhiều đơn cần cập nhật tracking cùng lúc, tiết kiệm thời gian hơn so với cập nhật từng đơn.
- Từ sidebar, chọn Order > All Orders.
- Nhấn Import Tracking (hoặc Bulk Update Tracking) ở góc trên phải màn hình.
- Tải về file mẫu bằng nút Download Template.
- Mở file CSV và điền thông tin cho từng đơn:
- Cột Order ID: Mã đơn hàng.
- Cột Tracking Number: Mã vận đơn.
- Cột Carrier: Tên đơn vị vận chuyển.
- Lưu file CSV và tải lên bằng nút Upload File.
- Xác nhận import. Hệ thống hiển thị số đơn cập nhật thành công và số lỗi (nếu có).
Lưu ý: Nếu cột Carrier để trống hoặc tên carrier không khớp danh sách, hệ thống sẽ báo lỗi cho dòng đó. Dùng đúng tên carrier từ file mẫu để tránh lỗi import.
Chỉnh sửa tracking đã cập nhật #
Nếu nhập sai mã tracking, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong trang chi tiết đơn hàng.
- Mở chi tiết đơn hàng cần sửa.
- Tìm mục Fulfillment, nhấn Edit bên cạnh thông tin tracking hiện tại.
- Cập nhật mã tracking hoặc carrier đúng.
- Nhấn Save.
Cảnh báo: Chỉnh sửa tracking không gửi lại email thông báo cho khách. Nếu bạn đã gửi tracking sai cho khách, cần thông báo thủ công qua email hoặc kênh hỗ trợ của cửa hàng.
Kiểm tra email thông báo cho khách #
Sau khi cập nhật tracking, BettaMax tự động gửi email thông báo cho khách kèm link theo dõi vận chuyển. Kiểm tra email template để đảm bảo thông tin chính xác trước khi chạy đơn thật.
- Vào Settings > Email Notifications.
- Tìm template Order Shipped / Tracking Update.
- Xem trước nội dung email và chỉnh sửa nếu cần.
- Kiểm tra link tracking hoạt động đúng trước khi chạy đơn thật.
Mẹo: Gửi một đơn test để xác nhận email thông báo đến đúng địa chỉ và link tracking dẫn đến trang theo dõi của carrier tương ứng.
